บริหารโปรเจกต์ให้สำเร็จอย่างยั่งยืน สำหรับผู้บริหารโปรเจกต์มือใหม่

ปัจจุบัน เราต้องข้องเกี่ยวกับโปรเจกต์ต่าง ๆ อยู่เสมอ หลาย ๆ คนมีโอกาสได้บริหารโปรเจกต์แม้ไม่ได้มีตำแหน่งหัวหน้าโปรเจกต์โดยตรง วันนี้ เรามีคำแนะนำดี ๆ จาก Suzette Blakemore Regional Practice Leader ของแฟรงคลินโควีย์ เรื่อง 7 องค์ประกอบสำคัญที่จะทำให้โปรเจกต์ของคุณประสบความสำเร็จได้อย่างต่อเนื่อง

1. สื่อสาร

การสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญ เพราะถ้าผู้บริหารโปรเจกต์สื่อสารไม่ชัดเจนย่อมเกิดความสับสนวุ่นวาย ผู้บริหารโปรเจกต์ที่ดีต้องสื่อสารข้อมูลให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเสมอ เพราะพวกเขาเข้าใจดีว่าความสำเร็จของโปรเจกต์เกิดจากบุคลากรและกระบวนการ

2. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนสำคัญเห็นด้วยและมีส่วนร่วม

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนสำคัญต้องมีส่วนร่วม งานจึงจะบรรลุเป้าหมาย โดยผู้บริหารโปรเจกต์ต้องรู้ว่ามีใครบ้าง และแจ้งข้อมูลสำคัญให้พวกเขาทราบอย่างต่อเนื่อง แต่จะทำเช่นนี้ได้ ต้องใช้ทักษะในการสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนสำคัญอย่างมีประสิทธิผล และทำให้พวกเขามีความคาดหวังตรงกัน

3. จัดสรรเวลาอย่างเหมาะสม

เรามักประเมินเวลาดำเนินโปรเจกต์โดยพิจารณารายละเอียดมากกว่าภาพรวม ทำให้คาดการณ์เวลาน้อยกว่าความเป็นจริง ในการประเมินเวลาดำเนินโปรเจกต์ ควรประเมินทั้งเวลาที่ใช้จริงและจำนวนวันที่ต้องใช้ ไม่อย่างนั้น คุณจะทำโปรเจกต์ไม่ทันกำหนด

4. จัดการความเสี่ยง

ทุกโปรเจกต์ล้วนมีความไม่แน่นอน ซึ่งเรียกว่าความเสี่ยง ผู้บริหารโปรเจกต์และสมาชิกทีมต้องประเมินว่าเรื่องใดอาจมีปัญหา แล้ววางแผนจัดการความเสี่ยง เพื่อให้ทีมรู้ว่าควรทำอย่างไรเมื่อปัญหาเกิดขึ้นจริง

5. บริหารการเปลี่ยนแปลง

ในทุกโปรเจกต์ย่อมมีการเปลี่ยนแปลงระหว่างทาง หัวหน้าโปรเจกต์ต้องประเมินความเสี่ยงและโอกาสจากการเปลี่ยนแปลงนั้น แทนที่จะดึงดันเดินหน้าต่อ แล้วต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลงนี้ให้ทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนสำคัญทราบ เพื่อให้พวกเขาตัดสินใจเรื่องที่จำเป็น แล้วดำเนินโปรเจกต์ตามแผนที่วางไว้

6. วางแผนอย่างดี

ผู้บริหารโปรเจกต์ต้องรู้ว่างานจะเดินหน้าไม่ได้ถ้าไม่มีแผนงานที่มีประสิทธิผล การกำหนดแผนดำเนินโปรเจกต์จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารโปรเจกต์ให้บรรลุเป้าหมาย

7. ร่วมกันทำโปรเจกต์อย่างมีเป้าหมาย

หากต้องการให้โปรเจกต์ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนแท้จริง ผู้บริหารโปรเจกต์ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนสำคัญและสมาชิกทีมต้องพูดและใช้เครื่องมือเดียวกัน ซึ่งจะทำให้การดำเนินโปรเจกต์มีประสิทธิผล มีจุดมุ่งหมาย และสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ กระทั่งโปรเจกต์บรรลุเป้าหมายตรงตามความต้องการ ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ และที่สำคัญคือความสำเร็จนี้จะทำให้สมาชิกทีมเห็นว่าตนมีความสามารถทำให้โปรเจกต์ประสบความสำเร็จได้ และมั่นใจที่จะทำโปรเจกต์อื่น ๆ เพื่อสร้างสรรค์สิ่งใหม่ได้อย่างต่อเนื่อง

ขอบคุณข้อมูลจาก https://goo.gl/q6HHza

___________________

PacRim Group ได้รับการรับรองเป็นตัวแทนลิขสิทธิ์แห่งเดียวในประเทศไทยจาก FranklinCovey และให้คำปรึกษาด้านการพัฒนาองค์กรและภาวะผู้นำในทุกระดับให้แก่องค์กรชั้นนำในประเทศไทย พร้อมทีมที่ปรึกษามากประสบการณ์กว่า 20 ปีเพื่อตอบโจทย์ทุกธุรกิจให้บรรลุผลลัพธ์อย่างยั่งยืนในยุคประเทศไทย 4.0

เรียนรู้แนวคิดและบทความเสริมสร้างทักษะ พัฒนาตนเอง พัฒนาทีม และพัฒนาองค์กรสู่ความเป็นเลิศอย่างยั่งยืนได้ที่ PacRim Group

สนใจข้อมูลเพิ่มเติม คลิก: http://bit.ly/PacRim_Solutions

โทร.: 0 2728 0200 Ext. 103 (คุณนิด)

อีเมล: info@pacrimgroup.com