สัปดาห์ก่อน PacRim Group ได้รับคำถามมาทาง Inbox จากแฟนเพจท่านหนึ่งที่ส่งมาแชร์เรื่องราวความลำบากใจที่ต้องทำงานกับหัวหน้าที่ชอบตามงานบ่อยๆ ซึ่งก็ไม่รู้ว่าจะพูดอย่างไรดี โดยไม่ให้กระทบต่องานและความสัมพันธ์ คำถามนี้น่าสนใจมาก และเชื่อว่าหลายคนก็อาจกำลังเจอสถานการณ์คล้ายๆ กันอยู่ด้วย ทาง PacRim Group จึงขออนุญาตตอบคำถามในรูปแบบ Q&A เพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านท่านอื่นๆ ด้วยเช่นกัน
คำถาม:
สวัสดีครับ PacRim Group ตอนนี้ผมมีเรื่องหนักใจมาก อยากจะขอคำปรึกษาหน่อยครับ คือ หัวหน้าของผมชอบตามงานบ่อยๆ คอยไล่ถามความคืบหน้าของงานตลอดเวลา มีอยู่วันหนึ่ง ยังไม่ทัน 10 โมงเช้าดี อีเมลจากหัวหน้าคนนี้ก็เข้ามาแล้ว 10 ฉบับแล้ว ซึ่งผมต้องนั่งตอบอีเมลไปเป็นชั่วโมงครึ่ง และพอเจอเข้าเรื่อยๆ มันก็ส่งผลต่อชีวิตครับ จะกิน จะนอน ผมก็เครียด นับวันผมก็นับถือตัวเองน้อยลงไปทุกที เพราะเหมือนทำงานไม่ได้เรื่องอยู่ตลอดเวลา นี่ผมก็ไม่รู้จะพูดเรื่องนี้กับหัวหน้ายังไง ดีไม่ดีอาจกระทบต่อหน้าที่การงานได้ เพราะเขาเป็นญาติของรองประธานบริษัท พูดไปก็คงเท่านั้นเอง ผมเลยอยากขอคำแนะนำว่าจะพูดยังไงดีให้เขาเข้าใจ และที่สำคัญคือไม่กระทบต่อความสัมพันธ์และงานของผมด้วย
คำตอบ:
การบริหารงานแบบแบบตามติดเป็นเรื่องน่าหนักใจที่หัวหน้าจำนวนไม่น้อยมักเป็นกัน และไม่ค่อยมีลูกน้องคนไหนกล้าพูด กล้าบอกกันตรงๆ เหตุผลที่เป็นเช่นนี้เพราะหัวหน้ามีความกังวลกับสิ่งที่ควบคุมไม่ได้ (Circle of Concern) มากไป ทำให้ต้องคอยควบคุมสิ่งต่างๆ ให้สมบูรณ์แบบในมุมมองของตัวเองอย่างไม่ละสายตา หลายครั้งทำให้ลูกน้องรู้สึกไม่สบายใจ และเลือกที่จะตีตัวออกห่างหรือไม่ก็แสดงพฤติกรรมต่อต้านให้เห็น ซึ่งไม่ใช่วิธีที่ส่งผลดีอย่างแน่นอน
วิธีที่ถูกต้อง คือ ‘พูด’ อย่างตรงไปตรงมา ใช่ครับ ต้องพูดคุยกัน เพราะถ้าเก็บเงียบต่อไป จะกลายเป็นปัญหาเรื้อรัง มีก็แต่จะแย่ลงเรื่อยๆ ดังนั้น PacRim Group ขอแนะนำวิธีพูด 3 ข้อ ที่ขอเรียกว่า 3 ส. ที่จะช่วยให้คุณพูดเรื่องนี้กับหัวหน้าได้อย่างตรงไปตรงมา โดยไม่ส่งผลกระทบต่องานและความสัมพันธ์แน่นอนครับ ซึ่งได้แก่
- สื่อสารให้ตรงจุด
- สื่อสารให้ปลอดภัย และ
- สื่อสารให้จูงใจ
1. สื่อสารให้ตรงจุด
ระหว่างที่พูดคุยกับหัวหน้า พยายามให้เรื่องอยู่ที่ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น อย่าปล่อยให้เกิดการเบี่ยงประเด็นไปเรื่องงานอื่นๆ ซึ่ง 2 จุดสำคัญที่ควรคุยกับหัวหน้าให้ชัดเจน คือ
- หัวหน้าเชื่อมั่นในตัวคุณแค่ไหนกับงานที่มอบหมายให้คุณรับผิดชอบ
- จากความไว้วางใจที่หัวหน้ามีต่อคุณ หัวหน้ากับคุณควรสื่อสารกันประมาณไหนจึงจะเหมาะสมและได้งานที่มีประสิทธิภาพ
2 จุดนี้ทำให้รับรู้ถึงความกังวลใจของหัวหน้า ซึ่งช่วยให้หาวิธีพิสูจน์ให้เห็นว่าหัวหน้าไว้วางใจคุณได้ ไม่ต้องตามติดตลอดเวลา แต่หากความไว้วางใจไม่ใช่ปัญหา แต่หัวหน้าแค่ต้องการสื่อสารกันมากขึ้น ก็ข้ามไป 2 ข้อถัดไปได้เลยครับ
2. สื่อสารให้ปลอดภัย
เมื่อเริ่มบทสนทนา ให้ป้องกันการเข้าใจผิดด้วยการพูดความตั้งใจของการมาคุยกันให้ชัดเจน ไม่เช่นนั้นอาจทำให้หัวหน้าเข้าใจผิดว่าคุณกำลังจะวิพากษ์วิจารณ์ หรือที่แย่กว่านั้นคือกำลังจะปัดความรับผิดชอบงาน ดังนั้น บอกให้ชัดเลยว่าที่ขอพูดคุยเพราะอยากงานให้ดีขึ้น อยากภาคภูมิใจในงานที่ทำ และอยากให้หัวหน้ามั่นใจว่างานจะออกมาดีแน่นอน เช่น ใช้ทักษะ ‘แก้ไขการเข้าใจผิด’ พูดกับหัวหน้าว่า
“ผมขอคุยกับพี่เรื่องงานของเราสักครู่ได้ไหมครับ พอดีผมเห็นว่ามีเรื่องสองเรื่องที่ทำให้งานผมเดินได้ไม่ดีเท่าที่ควร มันค่อนข้างละเอียดอ่อน ซึ่งฟังแล้วอาจทำให้คิดว่าผมจะมาว่าการทำงานของพี่หรือไม่อยากช่วยงาน ผมขอเรียนให้ชัดก่อนว่าไม่ได้รู้สึกแบบนั้นครับ เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญที่ควรคุยกัน เพราะจะช่วยให้งานออกมาดีขึ้นและทำให้ผมมีความสุขกับงานมากขึ้นด้วยครับ…”
3. สื่อสารให้จูงใจ
คุณช่วยให้หัวหน้ารู้สึกว่าต้องแก้ไขปัญหานี้ได้ โดยยกตัวอย่างพฤติกรรมที่เห็นได้ชัดเจนว่าเป็นต้นเหตุของปัญหาที่หัวหน้าต้องกังวล เพราะการจะคุยกับคนที่อาจไม่สนใจปัญหาของคุณเท่าไร (ซึ่งในกรณีนี้คือสไตล์การบริหารงานของหัวหน้า) คุณต้องสะท้อนให้เขาเห็นให้ได้ว่าตัวเขาเองก็ได้รับผลกระทบจากปัญหานั้นด้วยอย่างไร เพราะส่วนใหญ่เวลาคุย คนจะพูดแต่ว่าตัวเองเจ็บปวดอย่างไร แต่ไม่พูดถึงว่าอีกฝ่ายก็ต้องเจ็บปวดเช่นกัน ซึ่งนี่เป็นหนึ่งในสาเหตุสำคัญที่ทำให้คนส่วนใหญ่สื่อสารแล้วไม่ได้ผล เพราะไม่อาจจูงใจให้ผู้อื่นรู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของปัญหาและได้รับผลจากปัญหานั้น ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้นได้แค่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรม เช่น
“ผมทราบว่าการส่งงานทันเวลาสำคัญสำหรับพี่ ซึ่งก็สำคัญสำหรับผมเช่นกันครับ แต่บางครั้งวิธีที่พี่ขอรายงานทำให้ผมรู้สึกค่อนข้างลำบากใจ เช่น มีอยู่วันหนึ่งที่ผมได้รับอีเมลขออัปเดตงานจากพี่ 10 ฉบับตั้งแต่ 10 โมงเช้า อาจจะเป็นตัวอย่างที่ค่อนข้างแรงนะครับ แต่มันช่วยให้พี่เห็นภาพว่า เวลาหนึ่งชั่วโมงครึ่งที่ผมใช้ตอบอีเมลพี่นั้นกินเวลาของงานที่ผมวางแผนงานไว้ครับ”
หรือ
“พี่เคยถามผมว่าทำไมถึงรักงานนี้ แต่ก็มีหลายครั้งที่ผมเก็บไปคิดมากตลอดทั้งคืน เพราะคิดว่าพี่ว่าไม่มั่นใจ ไม่ไว้วางใจในตัวผมกับงานที่ผมทำ ซึ่งผมก็ไม่ทราบว่าต้องทำอย่างไรพี่ถึงจะไว้วางใจ”
หากคุณทำให้หัวหน้ารับรู้และเข้าใจว่าพฤติกรรมของเขากำลังส่งผลกระทบต่องานที่ไม่ได้ต้องการให้เกิด ไม่ใช่แค่เขาจะรู้สึกเข้าใจคุณเท่านั้น แต่จะเกิดแรงจูงใจที่เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมนั้นด้วยครับ
___________________________________
ติดตามข่าวและข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Line: https://lin.ee/kyTQlvz
Youtube: https://pacrim.link/tipstotop
Spotify: https://pacrim.link/spotify
Facebook: https://pacrim.link/pacrimfb
Website: https://www.pacrimgroup.com/
