ตาราง “Time Matrix™” มีทั้งหมด 4 ช่อง โดยแบ่งออกเป็น 2 มิติ

แนวตั้ง คือ “ความสำคัญ”

แนวนอน คือ “ความเร่งด่วน”

เมื่อรวมกันจะเกิดเป็น 4 พื้นที่ ได้แก่

พื้นที่ Q1 – สิ่งที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วน

พื้นที่นี้เรียกว่า “พื้นที่จำเป็น” (Necessity) ซึ่งเป็นจุดที่เราจะพบกับเรื่องสำคัญและเร่งด่วนมากๆ เป็นเหตุการณ์วิกฤตที่ต้องลงมือทำทันที ไม่ทำไม่ได้ เช่น

• งานเร่งต้องส่งลูกค้า
• นายเรียกประชุมด่วน
• รถเสียกลางถนน
• อาหารเป็นพิษรุนแรง

แม้หลายสถานการณ์จะหลีกเลี่ยงได้ยาก แต่ก็มีไม่น้อยที่ตัวเราเองเป็นคนสร้างขึ้น จากนิสัยที่ชอบผัดวันประกันพรุ่ง รอจนนาทีสุดท้ายแล้วค่อยลงมือทำ กลายเป็นเสพติด “ความเร่งรีบ” ที่แรกๆ อาจรู้สึกว่ามีพลังในการทำงาน แต่ในระยะยาว ชีวิตจะเต็มไปด้วยความกังวล ความเครียดที่ไม่จำเป็น จนถึงขึ้นหมดพลังในที่สุด และที่สำคัญคือผลลัพธ์ที่ออกมาก็ไม่ดีอย่างที่ควรจะเป็น

พื้นที่ Q2 – สิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

พื้นที่นี้เรียกว่า “พื้นที่แห่งประสิทธิผล” (Effectiveness) การทุ่มเทเวลาทำสิ่งสำคัญของเป้าหมายชีวิต กิจกรรมที่จะนำชีวิตไปสู่ความเปลี่ยนแปลง และมอบผลลัพธ์ที่คุ้มค่ายั่งยืนที่สุด

• วางแผนอนาคตชีวิต
• เติมความรู้ใหม่ๆ
• ออกกำลังกาย-ตรวจสุขภาพเป็นประจำ
• โค้ชงานลูกน้อง

กิจกรรมต่างๆ ในพื้นที่ Q2 จะไม่มีทางเกิดขึ้นเอง แต่เป็นสิ่งที่เราต้องตั้งใจทำให้เกิด รู้จักวางแผนเตรียมการป้องกัน และลงมือทำอย่างมีวินัย อาจไม่เห็นผลลัพธ์ในทันทีที่ทำ แต่ความสม่ำเสมอจะนำไปสู่ชีวิตที่มีคุณภาพในระยะยาว

พื้นที่ Q3 – สิ่งที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

พื้นที่นี้เรียกว่า “พื้นที่รบกวน” (Distraction) สิ่งต่างๆ ที่พุ่งเข้าหาเรา คอยขัดจังหวะ มักเข้าใจว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำ แต่เมื่อพิจาณาดีๆ กลับเป็นเรื่องไม่สำคัญและทำให้เสียเวลาเปล่า เช่น

• ประชุมพร่ำเพรื่อ
• ไลน์สั่งงานไม่เป็นเวลา
• โทรศัพท์คุยเรื่องไม่สำคัญ
• ใส่ใจกับเรื่องของคนอื่น

การตอบสนองกับทุกเรื่องที่วิ่งเข้ามา จนลืมไปว่าสิ่งไหนกันแน่ที่เป็น “สิ่งสำคัญ” จะนำคุณไปอยู่ในพื้นที่ Q3 ซึ่งหากทำบ่อยๆ จะรู้สึกว่าตัวเองยุ่งอยู่ตลอดเวลาแต่กลับไม่ได้งาน และเสียเวลาเปล่าไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญกับชีวิต

พื้นที่ Q4 – สิ่งที่ทั้งไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

พื้นที่นี้เรียกว่า “พื้นที่เสียเวลา” (Waste) ที่ๆ เราหยุดพักใช้สมอง ทำในสิ่งที่ไม่มีประโยชน์ มักเป็นที่ๆ คนใช้หนีจากความเหนื่อยล้าที่เกิดจากพื้นที่ Q1 และ Q3 เช่น

• ติดเฟซบุ๊กงอมแงม
• นอนดูทีวีทั้งวัน
• ซิบซุบนินทาคนอื่
• ตระเวนเที่ยวจนเสียสุขภาพ

ถ้าคุณใช้เวลาในพื้นที่ Q4 มากเกินไป จะรู้สึกไม่กระตือรือร้น ไม่ได้งานและที่สำคัญคือเสียเวลาเปล่าไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญแถมยังไม่ได้ผลลัพธ์อะไรกลับมาเลย

รู้จักตาราง “Time Matrix™” และความหมายในแต่ละพื้นที่กันไปแล้ว แพคริมขอชวนให้คุณวาดตาราง 4 Q ลงบนกระดาษ แล้วลิสต์กิจกรรมที่ทำหรือตั้งใจจะทำลงไปในตารางแต่ละช่อง เพื่อเช็คดูว่าวันนี้คุณกำลังใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่ใน Q ไหน ทำสิ่งสำคัญ เสียเวลาไปกับสิ่งไม่สำคัญ หรือกำลังจมอยู่กับสิ่งเร่งด่วน

“แต่ละวันคุณใช้เวลาอย่างไร ก็คือชีวิตของคุณที่ใช้อย่างนั้น”
—Annie Dillard

___________________

ค้นพบนิยามใหม่ของการบริหารเวลาแห่งศตวรรษที่ 21 ด้วยหลักสูตรอบรม “5 ทางเลือกสู่ผลลัพธ์เหนือขีดจำกัด” (The 5 Choices to Extraordinary Productivity) จาก FranklinCovey องค์กรชั้นนำระดับโลกด้านการพัฒนาภาวะผู้นำและความมีประสิทธิผล ที่เป็นมากกว่าแค่การจัดการเวลา แต่รวมถึงการตัดสินใจ สมาธิ และการจัดการพลังงานในชีวิต เพื่อมุ่งสู่การทำงานที่มอบผลลัพธ์เหนือขีดจำกัด และเพิ่มศักยภาพในการบรรลุเป้าหมายสำคัญของชีวิตและองค์กร วันที่ 23 สิงหาคม 2017

ลงทะเบียน คลิก: http://bit.ly/2srtCx1

โทร.: 0 2728 0200 Ext. 103 (คุณนิด)